torstai 3. heinäkuuta 2014

Koordinoimassa Vihdin kunnanvaltuuston videoinnin pilotointia

Vihdin kunnanvaltuuston videointipilotti
Vihdin kunnanvaltuuston videointipilotti
Tein esityksen Vihdin kunnalle ja kunnanvaltuustolle valtuuston kokousten videoinnista. Sen jälkeen ehdotukseni pilottitarjouksen muodossa kunnalle saivat positiivisen vastaanoton joka konkretisoitui käytännössä pilotin tilaukseksi. Pääsimme toteuttamaan videoinnin pilottia, jonka järjestäisin kunnalle yhteistyössä Letgee Creative ja Ratas-Projektin Mediapaja Apajan kanssa. Koska projektissa on useita toimijoita (Vihdin kunta, Tiera, Letgee Creative, Ratas-projekti, kunnanvaltuusto) oli oma roolini pilotoinnissa toimia näiden osapuolten välisenä koordinaattorina ja varmistaa että asiat etenee projektissa suunnitellusti ja oikeassa järjestyksessä.

Ennen ensimmäistä pilottia oli puheluita ja sähköposteja vaihdeltu ja työtunteja kertynyt jo useita etukäteissuunnitteluun paikanpäällä ja sitten varsinaisen koordinoinnin tekemiseen ja varmisteluun suunnitelman pohjalta Matkan varrella suunnitelmaa hienosäädettiin Kunnan toivomusten mukaan (viestinnän toivomukset ja julkaisujärjestelmän mahdollisuudet/rajoitteet). Lopulta oltiin valmiita ja päivämäärä oli lyöty lukkoon ensimmäiselle pilotille, joka olisi ma 28.4.

Varmistaaksemme että ensimmäinenkin videointi saataisiin mahdollisimman hyvin purkkiin ja mitään yllätyksiä ei tulisi, pidettiin valtuustovideoinnin 'testi' tiistaina 22.4. Silloin varmistettiin miten ääni saataisiin tuotua auditorion äänijärjestelmästä videolle. Ääntähän ei siis otettaisi kameroiden mikrofoneilla, vaan niillä mikrofoneilla, jotka valtuustolla oli muutenkin käytössä - eli puheenjohtajan mikrofoni, puhujapöntön mikrofoni ja vielä varmuuden vuoksi yksi langaton mikrofoni, jota voitaisiin tarvittaessa käyttää viranomaiskannanottoihin. Äänen sisääntuonnin lisäksi varmistettiin että mikä dataverkko olisi käytettävissä ja soveltuisi videon siirtämiseen parhaiten. Päädyimme Tieran avustuksella valjastamaan langallisen verkon tätä varten, jonka toiminta myös varmistettiin ja tarvittavat 'portit' avattiin videon saamiseksi ulos. Suorassa lähetyksessä video käytännössä julkaistaisiin Letgeen alustalta ja sitten tallennus vietäisiin kunnan omalle julkaisualustalle seuraavana päivänä.

Ratasprojektin lähetysauto
Valtuustokokouksen oli määrä alkaa klo 18:00, joten videoinnin työryhmän sovittiin olevan paikalla 16:00. Osa tiimistä olikin paikalla hyvissä ajoin. Ratas-ryhmällä oli käytössään matkailuauto, joka toimi lähetysautona. Samana päivänä auto oli ollut huollossa ja huolto oli hieman venynyt niin että tulokin viivästyi vartin verran, joten varttia yli oli sitten kaikki paikalla ja päästiin aloittamaan. On siis hyvä olla aina aikatauluissa vähän ylimääräistä pelivaraa :) Auto ajettiin Lukiorakennuksen takaa aivan auditorion viereen takapihalle avautuvien ulko-ovien luo. Käytännössä koko joukko kaapeleita videolle, äänelle ja sähköjohtoja tuotiin oven kautta sisälle. Sisällä ne tuotiin käytännössä kahden auditorion oven kautta, joista toinen avautui suoraan auditorioon reunassa istuneiden valtuutettujen kohdalla.

Valmistelut jatkuivat siten että mikrofonit testattiin, kameroiden paikat arvioitiin ja päätettiin sekä videoiden tarvitsemat kaapelit vedettiin kameroille. Kamerat purettiin kasseista ja asetettiin kukin omille jalustoilleen. Kuvakulmina olisi 1) valtuutetut penkeillään - laaja kuva, 2) puheenjohtajan pöytä ja viranomaispöytä 3)lähikuvia ottava kamera seuraamassa valtuutettuja ja ottamassa lähikuvia puhujista - tätä kolmatta kameraa hoiti oma kamera-operaattorinsa kameran takana. Muut kamerat olivat paikallaan ja hoidettiin lähetysautosta.
Kuvaaja paikallaan kameran takana
- live lähetys käynnissä
Ratas-prjojektilaisia valmiselemassa
Vihdin kunnan valtuuston videointia

Kameroita ja kuvia/kuvakulmia ja ääntä testattiin. Jokunen lähetysautolle menevä mukana ollut kaapeli osoittautui hieman turhan lyhyeksi, joka aiheutti sen että kaapelit olivat jossain kohden jo hieman ilmassakin kireällä ja ne osittain sitten myös sanelivat että mihin kohtaan kameran pystyi laittamaan. Mutta homma saatiin kuitenkin hoidettua. Kaapelit vielä teipattiin kulkuväylien kohdalta lattiaan ettei valtuutetut niihin kompastelisi. Verkkoyhteys vielä testattiin ja saatiin toimimaan. Tarvittiin kuitenkin puhelu vielä Tieraan ja asiat selvisi. Olin sopinut ennakkoon että paikalla tai tavoitettavissa olivat sekä lukion auditorion äänitekniikasta sekä sitten Tieralta dataverkosta henkilöt jotka voisivat ongelmatilanteissa meitä tuohonkin kellonaikaan auttaa. Ja se tulikin tarpeeseen, mutta lopulta ja taisi olla puolisen tuntia ennen kokouksen alkua, kaikki oli paikallaan. Varayhteytenä jos ongelmia tulisi lähetyksen aikana, oli vielä 4G yhteys, mutta sitä ei tarvittu.

Letgee Creativen Junnu Savolainen kiireisenä myös
pilotointia valmistellessa
Valtuuston kokous avattiin puheenjohtajan toimesta. Poikkeuksena videoinnin seurauksesta puheenvuorot tuli pitää nyt aina puhujanpöntöstä käsin. Tosin nekin muutamat 'huutelut', jotka jokunen valtuutettu teki omasta penkistään käsin, kuuluivat melko hyvin puheenjohtajan ja puhujanpöntön mikrofonien kautta. Tämä ei varmasti muutenkaan ollut mikään huono tapamuutos.

Kokous sujui hyvin videoinnin osalta. Puhelinten ajoittaista häiriötä oli kuultavissa, mutta vain ajoittain. Ja sekin korjattiin seuraavassa videoinnissa pyytämällä pitämään mikrofonien välittömässä läheisyydessä ja lähetysautossa kännykät täysin kiinni, tai sitten viemään ne useamman metrin päähän mikrofoneista ja mikrofonikaapeleista. Ainoa haaste kokouksen sujumisen osalta oli se kun kokouksessa asialista ei olisi antanut viitteitä siitä että puheenvuoroja olisi tullut niin paljoa. Arvio kummankin kokouksen kestosta olisi ollut asialistan perusteella ehkä 1h mutta käytännössä kokoukset venyivät 3 tuntiin. Videoinnilla selvästikin nähtiin valtuutettujen mielestä olevan arvoa :) Videon katsojille 3h on tietysti liian pitkä aika. Näissä pilotoinneissa haluttiin muuttujien määrä pitää mahdollisimman vähäisenä jotta kustannukset pysyisivät pieninä ja päästäisiin alkuun. Niinpä videotallennekin olisi siis 3h ja sitä ei tässä vaiheessa olisi pätkitty asiakokonaisuuksittain saati puhujittain, niin että videon katsoja pääsisi klikkaamaan suoraan siihen kohtaan joka häntä kiinnostaisi. Tämä olisi tulevaisuuden mahdollisuuksia eli road-map:issä, mutta vaativat paljon suurempia resursseja, joista päätös voidaan tehdä kun ensin on saatu tästä yksinkertaisemmasta versiosta kokemusta ja näkemystä.

Päivän oltua tuolloin kolea ja tuulinen, kylmyys pääsi puhaltamaan reunimmaisilla paikoilla olleisiin valtuutettuihin. Valtuutettuihin oven raosta tuleva kylmyys ei ehkä olisi vaikuttanut niin paljon tuona päivänä ellei kokous olisi venynyt ennakko-odotuksista poiketen 3h kestäväksi. Tämän asian korjasimme toisella pilotointikerralla ja toimme silloin kaapelit vain yhdestä ovesta, joka sijaitsi kauempana eikä suoraa 'tuulta' päässyt puhaltamaan valtuutettuihin kuten ensimmäisellä kerralla. Lisäksi kesäkuun 2. päivä ollut toinen pilotointi oli jo lämpimämpään aikaan muutenkin.

Muutama sata kävi katsomassa niin suoraa videota kuin sitten jälkeenpäin tallenteitakin (jälkimmäisen tallennetta tätä kirjoitettaessa oli katsottu 46 kertaa, eli ensimmäinen oli saanut näkyvyyttä ja kiinnostusta enemmän).

Haasteita oli suorassa videoinnissa se että suoran videoinnin katselu vaati Adobe Flash-playerin. Tämä rajasi pois joitain mobiililaitteita, joihin ei Flash-playeriä ollut mahdollista asentaa. Ja kun ensimmäisessä pilotoinnissa tätä vaatimusta ei oltu tuotu suoran videon linkin yhteydessä selkeästi esiin, aiheutti se joillain käyttäjillä harmaita hiuksia, kun ei tiennyt että miksi video ei käynnisty. Tämä opittiin ensimmäisessä pilotissa ja tiedettiin korjata toisessa. Valtuustokokouspäivän jälkeisenä päivänä, kun video vietiin katsottavaksi tallenteena, tuota ongelmaa ei enää ollut.
Vihdin kunnanvaltuusto videointipilotti
kameran takaa katsottuna

Molemmat pilotit pidettyämme oli kunnalla ja valtuustolla vihdoin käytännön kokemus siitä mitä pilotointi tarkoittaa, miten se vaikuttaa kokouksiin, minkä verran saattaisi olla katsojia ja mitä se voisi kustantaa. Tämä olikin se tärkein osuus pilotoinnista, antaa pohjaa sille että kunta ja valtuusto voi kokemuksen ja paremman tiedon perusteella tehdä päätöksiä tulevaisuudessa siitä, onko valtuustokokousten videointi sen arvoista että sille varataan erillinen budjetti ja tehdään sopimus sen käytännön toteutuksesta tulevaisuuteen.

Oma roolini tässä vaiheessa valtuustovideoinnin osalta on viety loppuun. Olin tehnyt taustatyönä omatoimisesti kartoituksen muissa Suomen kunnissa tehdyistä viedoinneista, niiden kustannuksista ja kokemuksista ja aloittanut keskustelun Vihdin kunnanvaltuuston pilotoinnista tammikuussa 2014, tehnyt Vihdin kunnalle ja valtuustolle ehdotuksen, vienyt sen konkretiaan (vieläpä ennätysajassa) ja nyt pallo on sitten kunnalla ja valtuustolla jatkon osalta. Aiemmin (joulukuussa 2013) oli toki tehty valtuustoaloite samasta asiasta, mutta tietäen kunnan tarpeen hakea säästöjä pikemminkin kuin investointikohteita, en uskonut enkä nähnyt asian etenevän sen pidemmälle. Tämä oli yksi syy että tätä lähdin ajamaan - paitsi että halusin Vihdin olevan nykyaikaisempi ja tuovan päätöksentekoa lähemmäs kansalaisia, halusin nähdä samalla miten yksittäinen kuntalainen voi asioihin vaikuttaa niin halutessaan. Ja nähdä voimmeko saada aikaan asioita säästötalkoiden aikanakin, kun yhdessä niin halutaan.

Kokemus osoitti että vaikuttaa voi ja suurin osa meistä on halukas edistämään asioita yhteiseksi hyväksi. Kokemus oli samalla monella tapaa opettavainen - valtuuston toiminta tuli tutummaksi, valtuutetut tulivat tutummaksi. Ja tärkeä asia, jonka varmasti Ratas-projektissakin mukana olevat nuoret huomasivat oli se, että päätöksiä joita valtuusto lopullisesti sinetöi (varsinaiset valmistelut tietysti tapahtuu lautakunnissa ja hallituksessa) ovat tärkeitä päätöksiä, meitä jokaista useimmiten koskevia ja niitä tekevät ihan tavalliset ihmiset. Tässä ketjussa on äänestäjänä, mahdollisesti tulevana kunnanvaltuutettuna hyvä olla mukana. Vaikuttamassa omiin asioihimme ja tulevaisuuteemme. Kaikki näissäkään kokouksissa tehdyt päätökset eivät olleet mukavaa kuultavaa. Liian monessa säästämispäätöksessä kun vaikutukset osuvat lapsiin, sairaisiin ja vanhuksiin. Siksi onkin aika yhä useamman herätä työskentelemään sen eteen, että osa tehdyistä päätöksistä voidaan mahdollisimman pikaisesti kumota ja jotta tulevat päätökset eivät tarvitsisi olla niin negatiivisia. Kuntana meillä on kuitenkin mahtavat mahdollisuudet tulevaisuudessa, sillä sijaintimme on aina vain monessa mielessä parempi, mitä isommaksi pääkaupunkiseutu kasvaa. Kasvumme ei tule loppumaan tähän ja siksi nyt on hyvä aika valmitautua valtuustovideoinninkin osalta tulevaisuuteen.

Kunnanvaltuuston kokousten videot on tallenteina katsottavissa täällä

Vihdin Uutisten tekemä lehtijuttu kunnanvaltuuston kokousten videoinnista luettavissa täällä

Kiitos Vihdin kunta ja kunnanvaltuusto, Letgee Creative, Ratas-projektin Mediapaja Apaja ja erityisesti Te mediapajan nuoret, jotka teitte varsinaisen työn kuten ammattilaiset, Tiera, sekä moni muu välittömästi ja välillisesti pilotoinnissa mukana ollut henkilö.

Dimi Doukas
Doukas Arts
Vihti